DewantI WulandarI

DINAMIKA ORGANISASI

1. ORGANISASI FORMAL vs ORGANISASI INFORMAL

Menurut Argyris Perbedaan karekteristik dari Organisasi tersebut adalah:

FORMAL	INFORMAL
Hubungan antara atasan & bawahan ditentukan peraturan	Hubunngan antara atasan dan bawahan berdasar kebutuhan masing-masing
Pemimpin ditetapkan	Pemimpin dipilih berdasarkan kesepakatan
Pengendalian perilaku melalui pemberian balas jasa dan hukuman	Pengendalian melaui pemenuhan kebutuhan
Bawahan sangat tergantung pada atasan	Kurang tergantung pada pimpinan

2. FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI

Manusia melakukan kegiatan dan bereaksi terhadap kegiatan orang lain dalam organisasi baik dari pimpinan atau sesame anggota, ini menyebabkan timbulnya bermacam-macam dinamika perilaku dalam organisasi.

Sebagai Wadah, dapat dikatakan bahwa organisasi bersifat memberikan adanya suatu kepastian dan ketentuan tentang pelaksanaan hubungan kerja antara manusia.

Sebagai Proses, dapat dikatakan organisasi bersifat dinamis sebab itulah ia hidup, selalu bergerak, berkembang dan berubah-ubah. Adanya sifat dinamis ini dipengaruhi oleh beberapa factor, antara lain:

a. FAKTOR INTERN (DALAM)

♣ Tujuan

♣ Manusia-manusia

♣ Tata hubungan

b. FAKTOR EKTERN (LUAR)

a. NON FISIK

♥ Bersifat Konstitusional-politis

Contoh: UUD, Tap MPR, KEPRES, SISTEM PEMERINTAHAN

♥ Bersifat Sosial-politis

Contoh: Partisipasi masyarakat, Parpol, Susunan hidup masyarakat, Peranan kelompok.

♥ Bersifat Sosial-ekonomi

Contoh: Kondisi hidup penduduk, Sumber penghasilan, umlah penduduk, Lapangan kerja.

♥ Bersifat Sosial-religius

Contoh: Pengaruh Agama, Hubungan pemeluk agama, Organisasi keagamaan.

♥ Bersifat Sosial-kultur

Contoh: Tingkat kecerdasan berpikir.

♥ Bersifat Teknik-teknologis

Contoh: Penemuan teknologi

b. BERSIFAT FISIK

Misalnya: Faktor letak, Keadaan Alam, Daerah, Sumber-sumber Alamiah, Keadaan Iklim dan Cuaca.

3. DINAMIKA KONFLIK

Pada hakekatnya konflik adalah pertarungan menang kalah antara kelompok atau perorangan yang berbeda kepentingan satu sama lain dalam organisasi, timbulnya konflik atau pertentangan diakibatkan komunikasi dan informasi dalam organisasi tidak menemui sasarannya.

JENIS-JENIS KONFLIK BERDASAR PERANAN:

♦ Konflik Peranan (Person Role Conflict)

♦ Konflik antar Peranan (Inter-role Conflict)

Timbul akibat satu orang menjabat dua atau lebih fungs yang bertentangan

♦ Konflik Pemenuhan harapan (Intersender Conflict)

Memenuhi harapan dari beberapa orang

♦ Konflik akibat informasi tidak sesuai (Intrasender Conflict)

JENIS KONFLIK MENURUT PIHAK YANG BERTENTANGAN:

►Konflik dalam diri sendiri

►Konflik antar individu

►Konflik antar individu denngan kelompok

►Konflik antar kelompok dengan organisasi

►Konflik antar organisasi

SUMBER UTAMA KONFLIK: Kebutuhan membagi sumberdaya terbatas Perbedaan tujuan Saling tergantungnya kegiatan kerja Perbedaan nilai atau persepsi Kemenduaan organisasional Gaya Individual

EMPAT PENYEBAB KONFLIK: Tujuan tidak sesuai dengan harapan Peralatan atau alokasi sumberdaya yang tidak sesuai Masalah yang tidak jelas Perbedaan persepsi

EMPAT BIDANG STRUKTUR YANG SERING KONFLIK: Konflik Hirarkis (antar berbagi tingkatan organisasi) Konflik Fungsional (antar berbagai departemen) Konflik Lini-Staff Konflik Formal-Informal

4. TEORI MOTIVASI

Motivasi adalah keadaan dalam pribadi seseorang yang mendorong keinginan individu untuk melakukan kegiatan-kegiatan tertentu guna mencapai tujuan. Motivasi dapat dibedakan menjadi motivasi internal dan motivasi ekternal.

Motivasi yang muncul atas kebutuhan dan keinginan yang ada dalam diri seseorang akan menimbulkan motivasi internal.

Motivasi internal:

1. Motivasi Fisiologi

Merupakan Motivasi alamiah contohnya: Lapar & Haus

2. Motivasi Psikologis

■ Motivasi Kasih Sayang (Affectional motivation)

(menciptakan kehangatan, keharmonisan)

■ Mempertahankan diri (Ego-defensive motivation)

(melindungi kepribadian, mendapatkan kebanggaan)

■ Memperkuat diri (Ego-bolstering motivation)

(mengembangkan kepribadian, berprestasi)

Motivasi ekternal menjelaskan kekuatan-kekuatan yang ada didalam individu yang dipengaruhi oleh factor-faktor intern, pada teori ekternal tidak mengabaikan motivasi internal akan tetapi mengembangkannya. Teori Motivasi ekternal dijelaskan dengan Teori X dan Teori Y yang ditemukan Mc. Gregor. Inti dari Teori tersebut adalah:

“Teori Tradisional mengenai kehidupan organisasi banyak diarahkan dan dikendalikan oleh teori X yang menganggap rata-rata pekerja malas, tidak suka bekerja maka harus dipaksa dan dikendalikan, dihukum jika perlu, diarahkan demi mencapai tujuan tetapi pada kenyataanya teori X tidak mampu menjawab seluruh fakta yang terjadi dalam organisasi oleh sebab itu dimunculkan teori Y untuk menjawabnya, teori ini beranggapan Usaha fisik atau mental dalam bekerja adalah kodrat manusia, rata-rata mereka bersedia belajar dalam kondisi yang memungkinkan dengan tanggung jawab, ada kecerdikan, kreatifitas dan daya imajinasi untuk memecahkan masalah, hukuman bukan salah satu jalan untuk mencapai tujuan, organisasi seharusnya memberikan kesempatan untuk mereka dalam berprestasi.

Tahun 1943 terjadi pengembangan teori motivasi yang dikenal dengan “Hirarki Kebutuhan Maslow” yang dikemukakan Abraham Maslow. Lima tingkatan keinginan dan kebutuhan menurutnya adalah:

1. KEPEMIMPINAN

Perkembangan teori kepemimpinan:

a. Teori Sifat Kepemimpinan

Dimulai dengan memusatkan pada pemimpin itu sendiri, kepemimpinan berhubungan dengan kualitas individu bukan fungsi situasi teknologi atau masyarakat. Keith Davis membagi empat cirri utama kesuksesan seorang pemimpin:

► Kecerdasan

► Kedewasaan social dan hubungan social luas

► Motivasi diri dan dorongan berprestasi

► Sikap-sikap hubungan manusiawi

b. Teori Kelompok

Dikembangkan atas dasar ilmu psikologi social, teori ini berpendapat untuk mencapai tujuan harus ada pertukaran positif antara atasan dan bawahan.

c. Teori Situasional

Pendekatan kedua teori diatas kurang menyeluruh oleh sebab itu teori dialihkan pada aspek situasional kepemimpinan. Fred Fiedleer mengajukan sebuah model dasar situasional dikenal dengan “Contingency model of leadership effectiveness”. Menggambarkan situasi yang menguntungkan dengan tiga dimensi empiric:

▼ Hubungan pimpinan anggota

▼ Tingkat dan Struktur tugas

▼ Posisi kekuasaan

d. Teori Path-Goal

Teori ini menganalisa pengaruh kepemimpinan terutama perilaku terhadap motivasi bawahan, kepuasaan dan pelaksanaan kerja. Empat tipe gaya perilaku pemimpin menurut teori ini:

♥ Kepemimpinan Direktif

♥ Kepemimpinan Suportif

♥ Kepemimpinan Partisipatif

♥ Kepemimpinan Orenteasi prestasi

Gaya kepemimpinan adalah suatu cara pemimpin untuk mempengaruhi bawahannya. Ada 3 macam gaya kepemimpinan yang berbeda:

a. Otokrasi,mempunyai ciri-ciri:

· Kebijjaksanaan dilakukan oleh pemimpin

· Teknik dan langkah di dikte oleh atasan

· Pemimpin biasanya mendikte tugas setiap anggotanya.

· Pemimpin cenderung menjadi pribaddi dalam pujian dan kecamannya terhadap setiap anggota

b. Demokratis, mempunyai ciri-ciri:

· Semua kebijaksanaan terjadi pada kelompok diskusi dan keputusan diambil dengan dorongan dan bantuan dari pimpinan.

· Kegiatan-kegiatan didiskusikan langkah-langkah umum untuk tujuan kelompok dibuat, dan bila dibutuhkan untuk petunjuk-petunjuk teknis pemimpin mengarahkan dua atau alternative prosedur yang dapat dipilih.

· Para anggota bebas bekerja dengan siapa saja yang mereka pilih dan pembagian tugas ditentukan oleh kelompok

· Pemimpin adalah obyektif atau “fact minded”.

c. Laissez Faire, mempunyai cirri-ciri:

· Kebebasan penuh bagi keputusan kelompok atau individu dengan partisipasi minimal dari pimpinan.

· Bahan-bahan yang bermacam-macam disediakan oleh pimpinan yang membuat orang selalu siap bila dia akan memberikan informasi pada saat ditanya.

· Sama sekali tidak ada partisipasi dari pimpinan dalam penentuan tugas

· Kadang-kadang memberi komentar spontan terhadap kegiatan anggota.

William J. Redden adalah seorang professor dan konsultan Canada membagi dua gaya kepemimpinan. Masing-masing adalah:

a. Gaya-gaya Efektif:

· Eksekutif

· Pembangun

· Otokrat penuh kebajikan

· Birokrat

b. Gaya-gaya tidak efektif

· Kompromis

· Misioner

· Otokrat

· Pelarian

Rensis Likert dengan melibatkan kaum Michigan membagi empat system atau gaya dasar kepemimpinan organisasional:

a. Otokrat Eksploratif

Manajer mengambil semua keputusan yang berkaitan dengan pekerjaan dan memerintahkan serta mengekplorasi bawahan dalam pelaksanaan

b. Otokrat penuh kebajikan

Manajer tetap menentukan perintah-perintah kerja tapi bawahan diberi keleluasaan dalam pelaksanaan

c. Partisipatif

Manajer menggunakan gaya konsultatif yaitu meminta masukan dari bawahan tapi tetap menahan hak untuk membuat keputusan.

d. Demokratik

Manajer memberikan berbagi pengarahan pada bawahan tapi juga memberikan partisipasi total dan keputusan dibuat bersama-sama dengan keputusan suara mayoritas.

1. Sebutkan cara penyusunan warkat yang saudara ketahui ?

• Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad.
• Sistem masalah merupakan suatu sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
• Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
• Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
• Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.
Penyusunan papers berdasarkan abjad ini masih dibagi lagi menjadi beberapa bagian misalnya berdasarkan :
a. Nama orang, nama pendaftar, nama mahasiswa dan sebagainya.
b. Masalah yang akan dibahas, topik yang dibicarakan.
Untuk mempermudah penempatan dan penemuan kembali papers – papers yang bersangkutan maka sebaiknya dalam tempat penyimpanan papers pada awal nama diselipkan huruf abjad yang sesuai dengan nama depan atau huruf depannya misalnya untu setiap pengatian nama atau topik ditulis kedalam lembaran yang menonjol sehingga mudah dlama mencari topik atau nama yang lainya. system penyusunan papers menurut subyek Penyusunan papers menurut subyek ini merupakan modifikasi dari penyusunan papers menurut abjad.
Penyusunan warkat terbagi menjadi 3 tahap, yaitu :
Tahap Awal
• Memilih, mengumpulkan dan menentukan topik.
• Memperdalam wawasan/intelektual berhubungan apa yang akan dikembangkan/diperluas.
Tahap Penulisan
• Dengan Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.
• Sistem penomoran merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder.
• Dengan mengembangkan makalah untuk dijadikan makalah.
• Dengan Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan, yaitu kapan pembelian itu dikeluarkan.
• Untuk warkat jenis wesel, cek, surat pembelian atau order bisa disusun dengan cara sistem nomor yaitu dengan melihat nomor cek, wesel atau surat pembelian yang ada, disusun dari nomor yang terkecil sampai yang terbesar atau bisa sebaliknya.
• Dengan Filling sistem suatu rangkaian kerja akan teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan.
Tahap Revisi
• Pemeriksaan terhadap isi dan penggunaan kata, kalimat, ejaan, serta tanda baca.

2. Untuk jenis warkat wesel, cek, surat pembelian disusun / ditaruh dengan cara apa ?

Untuk warkat jenis wesel, cek, surat pembelian atau order bisa disusun dengan cara system nomor yaitu dengan melihat nomor cek, wesel ata surat pembelian yang ada, disusun dari nomor yang terkecil sampai yang terbesar atau bisa sebaliknya.
dengan system tanggal yaitu kapan wesel, cek dan surat pembelian itu di keluarkan.
Bisa juga dengan sistem wilayah, dari dan dimana surat pembelian dikeluarkan.Atau

3. Apa yang anda ketahui tentang RECORD RETENTION SCHEDULE ?

record retention schedule adalah suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam rangka proses manajemen, yaitu yang berhubungan dengan penggolongan, pemilihan, distribusi, maupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yang perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis records yang mana dan yang dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak diperlukan lagi.
Penggolongan records dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan dan menentukan kapan suatu records harus dimusnahkan atau disimpan untuk sementara ( temporary storage) atau kapan suatu records ttersebut harus dimusnahkan atau disimpan untuk selamanya (permanent storage ).
Records terbagi menjadi 4 golongan, yaitu :
• Records yang tidak penting (non essential)
• Records yang tidak dimanfaatkan
• Records yang penting
• Records yang sangat penting.

4. Apa yang anda ketahui dengan TABULATING ?

Tabulating yaitu memasukkan data-data yang sudah dikelompokkan ke dalam tabel-tabel yang mudah dipahami. Tabulating juga mengumpulkan data dan fakta yang sesuai dengan cakupan bidang masing-masing menjadi suatu daftar atau tabel sehingga tidak terjadi pengulangan kata atau kalimat, sehingga bisa memberikan analisa yang rasional, objektif dan menunjukkan logika hubungan antara data, fakta peristiwa dan dampaknya.

Diposkan oleh mawmanik sitorus di 06.25